Verwerking persoonsgegevens door Círculo Cervantes Maastricht

Círculo Cervantes Maastricht hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit beleidsstuk “Verwerking persoonsgegevens door Círculo Cervantes Maastricht” informeren we u over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Círculo Cervantes Maastricht houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit beleidsstuk;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van ons beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Círculo Cervantes Maastricht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • De uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

De grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Círculo Cervantes Maastricht de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Círculo Cervantes Maastricht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Círculo Cervantes Maastricht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Círculo Cervantes Maastricht de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Círculo Cervantes Maastricht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële en activiteitenadministratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de website van de Círculo Cervantes Maastricht;
  • De centrale leden- en activiteitenadministratie.

Deze derde partijen zijn in Europa gevestigd en zijn derhalve zelf gehouden aan de betreffende wetgeving. Wij zullen de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De Círculo Cervantes Maastricht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de Círculo Cervantes Maastricht van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuursleden en verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Website

Het adres van onze website is https://www.circulocervantes.nl.

  • De vereniging kan foto’s van verenigingsactiviteiten waarop haar leden, hun introducés en sprekers of uitvoerenden herkenbaar in beeld zijn op haar website publiceren op een speciaal gebied dat met een alleen aan haar leden bekend wachtwoord is beschermd. Leden kunnen het bestuur verzoeken om foto’s met hun beeltenis van dat gebied te verwijderen. Hiertoe nemen ze contact op met de secretaris van de vereniging.
  • Voor propagandadoeleinden kan de vereniging foto’s van haar activiteiten op haar openbare website of haar wervingsmateriaal publiceren. Voor zover daar leden identificeerbaar in beeld zijn, zal hun vooraf schriftelijk of elektronisch toestemming worden gevraagd voor het gebruik van dit beeldmateriaal.
  • De website plaatst Cookies. Daarin wordt o.a. bijgehouden of u reeds eerder succesvol pagina’s achter wachtwoord bezocht heeft. Ook de hosting provider verzamelt gebruiksgegevens. Het verkeer van en naar de website is versleuteld.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Indien wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacy beleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens:

Círculo Cervantes Maastricht
Email: secretaria@circulocervantes.nl
Tel.nr.: +31 (0)43 – 325 62 69